9 min de lecture Le guide ultime pour un week-end d’intégration réussi

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Un WEI c’est toute une organisation, alors pour éviter le stress et la panique de dernière minute, on vous présente le guide ultime du WEI réussi by Pandacola. Pour le réaliser, on a interviewé Mathieu, un ancien président de BDE : il a organisé un WEI pour des centaines d’étudiants, avec des milliers de litres de boissons et des milliers de goodies personnalisables, qui sont l’incontournable des WEI. Et ça, grâce à une sélection de conseils que l’on vous présente ici ! 🔥

La minute paperasse ⏱

Avant de rentrer dans la partie la plus fun du WEI avec les activités, les goodies et les soirées, il faut passer par ce moment un peu reloue : la préparation. Alors Mathieu, quels sont tes conseils pour la création d’un WEI digne de ce nom ?

Organisez-vous

« Il faut bien définir le rôle et la responsabilité de chacun des membres du BDE pour que le WEI soit prêt à temps et millimétré à l’avance. Qui fait quoi, où et quand ? Si tout se passe comme prévu, cela évitera le stress de dernières minutes. (Sinon quelques coups de savate, ça pardonne pas 👟) »

Prévoyez la thune

« Organiser un WEI c’est bien, mais ça coûte un rein. Prévoyez donc des budgets prévisionnels avec plusieurs scénarios pour être sûr que vous ne soyez pas dans le rouge. Tentez aussi d’obtenir des sponsors pour votre événement afin de lever des fonds », précise Mathieu. « Un bon nombre d’entreprises ont accepté de sponsoriser notre événement avec un peu de négociation et cela nous a fait économiser pas mal d’argent ! A côté, fixez des prix raisonnables pour le week-end. Ça permet de rentrer dans vos frais tout en faisant plaisir à vos étudiants ! (car on le sait étudiant = dèche et pâtes au ketchup 🍝). »

Ha ! Et à ce sujet, Pandacola propose la sponsorisation de votre WEI ! Si le logo de Pandacola se trouve aux côtés de votre logo sur les goodies, on vous fait une réduction !

Soyez prévoyants

« Demandez une caution à vos étudiants. Si vous savez que l’événement est à risque en terme de casse ou de dégradations, anticipez. Surtout si votre promo est de type dissipée ! » Mathieu conseille également « d’engager un ou deux agents de sécurité pour éviter que des inconnus viennent s’incruster au calme, ou en cas de bagarre (sait-on jamais ! 🤷‍♂️) »

« Un week-end d’intégration doit faire kiffer tout le monde » insiste Mathieu. « Donc le bizutage les gars, c’est pas cool. C’est tellement pas cool que ça peut coûter jusqu’à 7 500 € d’amende + 6 mois d’emprisonnement. Donc tout doux ! 👮‍♂️ »

Fini la préparation et l’organisation. Maintenant on veut de l’activité originale et du goodies qui fait plaiz’ ! 👊

Allez, on commence avec les activités. Vous voulez vous démarquer des précédents BDE ? Vous voulez de la nouveauté ? Mathieu, pour votre BDE comment cela s’est-il passé ?

La création des équipes

« Pour commencer, il faut un moyen ludique et équitable de créer des équipes équilibrées pour les activités. Sinon tu sais comment ça se passe : t’as l’équipe de 15 gros bourrins contre le groupe de filles un peu timides, et ça, ça passe pas ! Lors de notre WEI par exemple, on a demandé aux étudiants de se mettre par groupe de 3 et on a mixé nous-mêmes les équipes pour être sûrs que tout le monde soit bien réparti » détaille Mathieu. « Pour mettre l’ambiance, on a aussi affecté un membre du BDE a chaque équipe avec 2-3 membres qui étaient un peu sur tous les fronts. »

Ensuite, il suffit de créer un cri de guerre pour chaque équipe et de leur donner un pot de peinture pour qu’ils soient badass. « Avant de commencer, il y a évidemment la photo instagrammable des teams. Ça te permet de te rappeler les merveilleux souvenirs de tes années d’études ! »

Et pour les activités alors qu’est-ce que vous avez proposé ?

« On va pas tout spoiler, il faut bien laisser un peu de créativité aux BDE, mais je peux te présenter quelques activités sympas qu’on a pu faire. »

Location de Bubble-Football

« Dans les trucs un peu classiques mais trop fun, on avait loué le nécessaire pour faire du bubble-football. Pour ceux qui ne connaissent pas, ce sont ces matchs de foot classiques sauf que les joueurs sont dans des bulles géantes et rebondissantes. C’est physique, mais c’est plutôt drôle ! » ajoute Mathieu. « Le point bonus c’est que l’activité est très simple à mettre en place et que cela permet de faire tourner les équipes facilement durant les activités. »

Poulpe au prisonnier

« Bon ok, cette activité ne sens pas la rose on vous l’accorde. Puisqu’on aime pas gaspiller pour rien, il suffit de demander un poulpe impropre à la consommation dans une poissonnerie. Pendant une partie de balle au prisonnier version WEI, cela fera un excellent projectile ! Je vous laisse imaginer le résultat (et l’odeur). Mais bon, c’est un WEI, on est là pour se salir non ? »

Le sumo d’argile

« Pour faire court, il s’agit d’une piscine gonflable remplie d’eau, d’huile et d’argile. 1 contre 1. Le premier qui tombe dans la boue a perdu. Évidemment faut gérer les rencontres selon le gabarit des étudiants pour des raisons évidentes, et l’équipe avec le plus grand nombre de vainqueurs l’emporte. »

Le ventriglisse avec cup renversée

« La préférée des étudiants ! Une bonne bâche ou une structure gonflable, du savon, de l’huile, un peu d’eau et on part sur une bonne glissade. Rires assurés quand on voit la chute de certains.» Mathieu explique que « c’est une course de vitesse et d’adresse entre deux équipes. Lorsqu’un membre arrive au bout de la piste de glissade, il boit un verre et effectue un cup flip de cette manière :

S’il réussit, c’est au suivant de répéter la manoeuvre. L’équipe qui termine en premier le parcours l’emporte. »

La touche finale : les meilleurs goodies personnalisés pour un WEI 🔥

Avec Mathieu, on a un peu discuté du besoin de goodies pas chers et originaux pour pimenter votre week-end d’intégration. Sans oublier qu’avec le covid-19, il faut prendre ces précautions (en effet, masques personnalisés, gels hydroalcooliques,… la totale). 

Alors imaginez… Le bus se gare et les étudiants arrive (presque) en courant vers vous. Vous êtes en place pour les accueillir et devant vous, une panoplie de goodies avec le logo de votre BDE. Tant de goodies qu’on ne sait plus où donner de la tête. Plutôt sympa comme début de weekend non ?

Mais voici une sélection des différents goodies personnalisés made in Pandacola qui feront plaisir à vos étudiants.🥰

Les sweatshirts à capuche personnalisés : tout chaud, ils permettront à tous les étudiants qui ont fait le déplacement rien que pour vous de chiller tranquillement en attendant les activités et les soirées que vous leur avez préparé.

Des bracelets en silicone : avec le nom de votre BDE et l’année, pour que tous les étudiants puissent se dire dans 30 ans : “le WEI de l’année 2020-2021 avec ce BDE, c’était un truc de fou !” 

Les coussins personnalisables : un WEI c’est pas full confort, alors les coussins personnalisés c’est LE truc pour que vos étudiants soient dans les bras de Morphée de 6h à 10h du matin (après la fête et avant l’apéro quoi🤷🏻‍♀️)

Les eco-cups : des gobelets personnalisés réutilisables, avec différentes contenances selon le besoin. Ils permettent de consommer tout en évitant d’utiliser trop de plastique et de ramasser des déchets jusqu’à 6 heures du mat’ !

Le briquet décapsuleur : le goodies des fumeurs et buveurs en série. Le tout, dans la poche ! (Ne fumez pas et buvez avec modération les enfants, on vous aura prévenu les loulous !)

Le préservatif personnalisé : sortez couverts, les nuits peuvent être très fraîches ! 😏

Les lunettes de soleil : l’allié spécial “soirée difficile” qui reposera vos petits yeux de la lumière avec style.

Le tote-bag : pour embarquer tout ce petit lot de goodies à la fin du weekend. On oublie pas de personnaliser cet incontournable avec le logo du BDE (rien que pour se la péter un petit peu 🤫)

Le transat personnalisé : préalablement installés devant les bungalows ou les couchettes, les étudiants profiteront d’un petit moment entre amis à discuter et faire des jeux de cartes personnalisé.

Team goodies originaux

À bas les classiques. Ici, on veut faire du jamais vu, du kiff comme jamais. On a ce qu’il vous faut !

Le jeu de carte personnalisé : ils vont se l’arracher pour faire des petits jeux de cartes durant l’apéro, en attendant LA soirée du WEI que vous leur réservez  !

Le haut-parleur Bluetooth : offrez un haut parleur à petit prix à tous les bungalows, pour que la soirée ne s’arrête jamais.

La bouée licorne personnalisée : sérieux, ce n’est pas trop stylé une bouée licorne floquée aux couleurs de votre BDE ? Bien sûr que si c’est stylé, mais pas autant que trois bouées licornes offertes pour toute commande au dessus de 1000€. Et les bouées licornes, on peut dire que c’est EAU CALME si vous partez au bord de l’eau.

Les lunettes de soleil décapsuleur : pas le temps de niaiser ici, on fait du 2 en 1. Une bouteille en vue mais pas de décapsuleur à proximité ? Pas de souci vous enlevez les lunettes de votre trogne et c’est parti !

Vous en voulez plus ?

Pour ça, il faut faire un tour sur notre catégorie des objets publicitaires pour les WEI sur Pandacola. Elle se trouve juste derrière ce gros bouton couleur saumon ! Ou alors demandez simplement conseils au Panda Crew par le chat ou par téléphone au 03 90 22 42 22.

Allez, la bise mes chers camarades et bonne chance pour cette aventure. Festoyez bien !

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