7 min de lecture Pourquoi et comment créer un welcome pack qui claque

Pourquoi et comment créer un welcome pack qui claque | Pandacola
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Le premier jour en entreprise peut être terriblement angoissant. Pourtant, une petite attention peut complètement changer la donne : le welcome pack, un kit de bienvenue conçu pour commencer à travailler sereinement avec sa nouvelle équipe. Pourquoi le mettre en place dans son entreprise ? Sous quelle forme ? Et surtout : que mettre dans un welcome pack ?

Un welcome quoi ?

Qu’est-ce qu’un welcome pack d’entreprise ? Pour le savoir, j’ai sorti mon plus beau Robert & Collins pour vous donner une traduction de qualité. Verdict : un welcome pack est un kit de bienvenue généralement offert aux nouveaux employés lors de leur premier jour dans une nouvelle entreprise. Son contenu varie fortement d’une entreprise à l’autre. Cela dépend de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité, du budget alloué… et bien d’autres choses que nous verrons après !

Pourquoi créer un welcome pack ?

Créer un accueil spécial aux nouveaux arrivants

On a tous connu un premier jour en entreprise qui a tourné au désastre : se retrouver coincé devant le bâtiment sans le code ou le badge d’accès, déjeuner tout seul le midi, errer dans les couloirs en cherchant son manager, les toilettes, la salle de réunion…

Bref, le premier jour est un moment un brin stressant pour les nouveaux arrivants, dont l’état d’esprit se situe entre excitation et angoisses. Pour éviter la désillusion et désamorcer la boule au ventre, préparer un welcome pack permet de montrer aux nouvelles recrues qu’elles sont attendues et considérées par l’entreprise.

Le welcome pack est aussi l’occasion de créer un véritable effet wahou qui brisera la glace et posera les bonnes bases de l’aventure du collaborateur dans l’entreprise.

Welcome Pack collaborateur de l’entreprise Neurones
Vous arrivez au niveau de votre nouveau bureau et vous voyez ça… Effet wahou garanti ! Photo : Neurones (via Glassdoor)

Accompagner les employés et les intégrer dans sa culture d’entreprise

Si le welcome pack est aujourd’hui dans toutes les bouches des recruteurs, c’est parce que l’intégration des nouveaux collaborateurs est un vrai enjeu pour les entreprises.

On estime par exemple qu’un salarié sur cinq quitte sa boîte après seulement 3 mois d’activité à cause d’une mauvaise intégration. Pire, dans 4 % des cas, le choix est dû à une première journée désastreuse… (Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success)

Quand on met ces statistiques en face du temps et des coûts liés au recrutement, miser sur l’expérience collaborateur s’avère être un excellent investissement sur le long-terme. Au-delà des économies réalisées sur le recrutement, le welcome pack a également un impact sur l’image de l’entreprise et sa marque employeur. Une stratégie gagnante-gagnante, en somme.

Enfin, et surtout, créer un welcome pack est l’occasion de partager les valeurs et la culture de son entreprise. Accueillir les nouveaux collaborateurs avec un kit de bienvenue envoie un signal fort sur la considération et le bien-être qu’accorde l’entreprise envers ses équipes.

Faîtes ce que je dis, pas ce que je fais ? Ce n’est pas notre truc chez Pandacola. L’accueil et l’intégration de nos nouveaux éléments est un sujet que l’on prend très à cœur. Voilà par exemple un aperçu des petites « surprises » qui attendent nos nouvelles recrues au matin de leur premier jour.

Comment créer le welcome pack parfait ?

On y arrive enfin ! Sachez tout d’abord que le welcome pack type n’existe pas. Et ça ne vous avance pas plus si je vous dis qu’il doit contenir tout ce dont un employé devrait avoir besoin pour commencer à travailler et prendre ses marques facilement. Cependant, voici quelques-uns des ingrédients pour réaliser un kit de bienvenue en entreprise qui va ravir vos collaborateurs.

1. Les objets personnalisés

Difficile d’échapper au t-shirt personnalisé et au sweat brodé avec le logo de l’entreprise. En plus d’être des goodies incontournables, ils jouent un rôle important. Ils façonnent la culture et l’identité d’une entreprise, et participent aussi au sentiment d’appartenance à une équipe. C’est un bon début si vous ne savez pas par où commencer pour concevoir un welcome pack.

Au-delà de la tenue, ajoutez quelques objets publicitaires pratiques comme des fournitures de bureau : stylo publicitaire, gomme, carnet de notes, tapis de souris personnaliséLes options sont infinies, le plus important étant que le collaborateur puisse rapidement attaquer ses premières tâches dans les meilleures conditions qui soient.

Si vous avez un peu plus de budget, libre à vous de créer un welcome pack original en misant sur une plante personnalisée, des stickers, un mug avec le nom de l’employé ou un sachet de graines publicitaire. Au fil des semaines, le nouvel arrivant pourra ainsi voir grandir sa plante. Vous pouvez le voir comme une démarche symbolisant son aventure dans l’entreprise ou comme une initiation à la culture de la croissance, par exemple.

Pensez aussi à des cadeaux brandés à utiliser en dehors du bureau. Je fais par exemple référence au sac à dos personnalisable, à l’incontournable tote-bag, mais aussi à des goodies plus high-tech, comme une enceinte Bluetooth, une clé USB personnalisable, une montre connectée ou un casque audio. D’un côté le collaborateur profite d’un objet pratique à utiliser dans son quotidien. De l’autre, le logo de votre entreprise est diffusé en dehors de vos locaux, ce qui fait toujours plaisir pour renforcer sa notoriété.

2. Les documents pour bien démarrer

Offrir des goodies personnalisés permet de marquer les esprits de manière positive. Mais le gros morceau du processus d’intégration se joue aussi sur des actions de fond. Ce sont elles qui vont permettre au nouvel arrivant de prendre ses marques en douceur.

Dans cette optique, on peut ajouter au welcome pack un rappel des valeurs de l’entreprise, un guide avec toutes les informations clés de la société, le planning de la première semaine du collaborateur, sans oublier l’indispensable code du wifi !

Pour aller plus loin, le kit peut aussi comprendre un trombinoscope de l’équipe, qui permettra de mémoriser plus facilement les noms des personnes avec qui l’on travaille, voire pourquoi pas, un petit message de bienvenue de la part des employés. L’accueil n’en sera que plus chaleureux !

3. La présentation du welcome pack

Enfin, la manière dont est présenté le welcome pack sur le bureau n’est pas à négliger. Au restaurant, un plat bien présenté sera toujours perçu comme plus savoureux. Ici, c’est exactement pareil. Même si c’est l’intention qui compte, n’oubliez pas qu’une présentation esthétique et soignée du welcome pack montrera encore plus à son destinataire l’attention qui lui est portée.

La personne que vous attendez ne travaillera pas sur un bureau ? Pas de problème ! Rien ne vous empêche de créer une box de bienvenue. Trois avantages à cela :

  1. Vous pouvez préparer vos welcome pack en avance
  2. Le nouvel employé découvre le contenu du welcome pack d’un coup
  3. Cela rend vachement bien en photo !
Un kit d’onboarding sous forme de box ? Ca marche aussi !
Exemple de box welcome pack pour une entreprise de co-working canadienne. Photo : Designwell

Pensez à l’après welcome pack

L’onboarding d’un collaborateur ne s’arrête pas à son premier jour, ni au welcome pack. Le processus d’intégration d’un collaborateur commence avant son arrivée et continue plusieurs jours et semaines après.

Par exemple, dans le programme des premières semaines, certaines entreprises n’hésitent pas à planifier des rencontres avec les différents pôles afin de connaître tous les maillons de la chaîne. D’autres organisent des déjeuners avec les fondateurs ou des employés tirés au sort pour briser la glace.

Enfin, il ne faut pas oublier les entretiens réguliers avec les managers afin d’obtenir des retours constructifs sur l’aventure du collaborateur dans la société et, le cas échéant, améliorer l’onboarding ou le welcome pack.


Vous avez mis en place un welcome pack dans votre organisation ? Que contient-il ? A-t-il aidé vos employés à mieux appréhender leur premier jour ? Dîtes-nous en plus en commentaire, on est curieux !

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