12 min de lecture Pourquoi et comment créer un welcome pack qui claque ?

Welcome pack | Pandacola
  • Facebook
  • Linkedin

Le premier jour en entreprise peut être terriblement angoissant. Pourtant, des petites attentions peuvent complètement changer la donne. L’une d’entre elles tient en deux mots : Welcome Pack.

Qu’est-ce que c’est ? Un kit de bienvenue offert aux nouveaux employés lors de leur premier jour dans une nouvelle entreprise. Son contenu peut varier d’une entreprise à l’autre pour s’adapter à sa taille, aux valeurs, au secteur d’activité et au budget alloué.

Alors pourquoi mettre un Welcome Pack en place ? De quoi est-il composé ? Comment raconter une histoire qui claque ? On vous explique tout.

Pourquoi créer un kit de bienvenue ?

Intégrer les employés

L’intégration des nouveaux collaborateurs est pleine d’enjeux. On préfère éviter le faux départ quand on comptabilise toute l’énergie déjà dépensée pour l’analyse des CV, les entretiens, sans oublier la bonne vieille paperasse.

Une étude sur l’onboarding (le fait d’intégrer une nouvelle recrue), indique qu’un salarié sur cinq quitte sa boîte après seulement 3 mois d’activité à cause d’une mauvaise intégration. Pire, dans 4 % des cas, le choix est dû à une première journée désastreuse… (Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success)

Le welcome pack est un excellent investissement pour créer une belle expérience collaborateur. C’est un peu comme une expérience client interne. Au-delà d’améliorer le ROI de votre recrutement, il a un impact sur l’image de l’entreprise et sa marque employeur. Une stratégie win-win, en somme.

Partager sa culture d’entreprise

Créer un welcome pack est l’occasion de poser ses valeurs et sa culture d’entreprise. Avec la bonne sélection d’objets, votre box entreprise fera sens et portera un message fort. Made in France, écologique, durable, responsable, recyclé, invitation au sport, à la détente ou à l’apéro, les choix ne manquent pas. 

Le kit de bienvenue annonce d’entrée de jeu votre attachement à vos collaborateurs. Le mot parfait pour définir cela est anglais : care.  En français, cela nous donne un mixe entre attention, bienveillance et soin qu’accorde l’entreprise à ses équipes. 

Faites ce que je dis, pas ce que je fais ? Ce n’est pas notre truc chez Pandacola. On prend l’accueil et l’intégration très à cœur. Voilà un aperçu des petites « surprises » qui attendent nos nouvelles recrues au matin de leur premier jour.

D’accord, à force d’être postées sur les réseaux sociaux, la surprise n’en est plus une. Mais ça fait toujours son petit effet “wahou” dont on ne se lasse pas. Et puis nous dévoilerons bientôt notre nouvelle collection de produits personnalisés 😎

Allez au-delà du kit de bienvenue : créez une expérience 🤩

On a tous connu un premier jour en entreprise qui vire à la galère : se retrouver coincé devant le bâtiment parce qu’on n’a pas encore le badge d’accès, déjeuner tout seul le midi, errer dans les couloirs en cherchant son manager, les toilettes perdues dans le troisième couloir à gauche en prenant l’escalier caché sur la droite, ou la salle de réunion qui vient d’être installée et qui n’est pas sur le plan…

Pour créer une expérience inoubliable avec votre welcome pack, on vous conseille de créer un programme parrainage interne. Le principe est simple et valorise autant les nouvelles recrues que les salariés qui cumulent les années. Chaque petit nouveau se voit attribuer un parrain ou une marraine. Chez nous, les missions de ces derniers sont les suivantes : 

  • Petit texto la veille de l’arrivée pour rassurer : “Hello ! Demain est le jour J. A ton arrivée, demande Didier à l’accueil. Je serais là pour t’accueillir. Hâte de faire connaissance ! Bonne journée, à demain”.
  • Le jour J au matin : accueil avec le smile, partage d’un café, tour des bureaux et présentation des équipes.
  • Déjeuner de la première semaine : organisé à l’extérieur du bureau pour faire connaissance et partager un bon moment. 

Ces attentions sauront mettre vos nouveaux collaborateurs en confiance. Ils se sentiront plus libres de poser des questions et d’interagir avec leur nouvel environnement professionnel.

Vous arrivez au niveau de votre nouveau bureau et vous voyez ça… Effet wahou garanti !

Comment créer le welcome pack parfait ?✨

On y arrive enfin ! On commence par casser l’illusion : le welcome pack parfait n’existe pas. Pas de modèles clé en main parce qu’il doit correspondre à vos valeurs et à l’histoire que vous souhaitez raconter. On a quand même quelques astuces pour vous guider.

1. Quels produits choisir ?

On va se mettre à la place de Léa. C’est son premier jour. De quoi aura t-elle besoin dans son kit de bienvenue pour commencer sa journée bien équipée ? 

Des basiques, évidemment. Carnet de notes, mug personnalisé, stylo, c’est un peu le trio irréductible. Ce sont des accessoires essentiels pour commencer à travailler et prendre des notes durant la journée. Ajoutez à cela un gobelet réutilisable qui sera plus adapté aux “softs” et à la consommation d’eau pour se rafraîchir les idées. 

On ajoute un snack du premier jour pour éviter le cerveau grillé en fin de journée, le petit pot de miel made in France ou la pâte à tartiner pour la dose de réconfort une fois rentré à la maison.

Intégrez une pièce textile comme un sweat brodé, un gilet ou une doudoune sans manche, indispensable pour créer un sentiment d’appartenance. Plus singulier mais tendance : le duo claquettes-chaussettes !

Pour terminer, on pose l’ambiance. Vous êtes plutôt tech, fun ou baroudeur ? Chargeurs à induction pour ne jamais tomber en rade, écouteurs sans fil pour la visio, pistolet à fléchette en mousse pour des sessions de tir endiablées dans le bureau, sac à dos ou pochette d’ordinateur pour transporter son matériel sans difficulté, on a de quoi vous inspirer.

La sélection d’objets est la première étape. Viennent ensuite la personnalisation et le packaging. Là aussi, nous avons des astuces.

2. Comment personnaliser ses objets ?

On vous le disait, objets et goodies façonnent la culture et l’identité d’entreprise. Ils participent au sentiment d’appartenance à une équipe, un groupe.

Les possibilités de personnalisation sont infinies. Les limites qui peuvent s’imposer sont en général de l’ordre du budget ou de la quantité. Mais pas d’inquiétude, cet article est conçu pour vous partager des idées réalisables.

On commence par un classique : personnaliser les objets avec votre logo. Par pitié, évitez de choisir la zone de personnalisation la plus grande pour y mettre votre logo le plus gros possible. Votre produits passera de wahou à vulgaire objet publicitaire. 

Pour voir vos objets personnalisés portés et utilisés au quotidien, faites en de beaux objets, que l’on montre avec fierté. Votre tee-shirt sortira de la pile “bricolage” pour rejoindre la pile “tous les jours”. Inspirez vous des marques qui vous plaisent et observez la taille des logos présents sur les vêtements. Ils sont souvent discrets mais elle n’en sont pas moins connues. 

Paradoxe : l’astuce pour faire apparaître un gros logo, c’est de le faire très très gros, au format XXL. La marque Supreme est une bonne inspiration. 

Nous avons retenu 3 idées pour placer les personnalisations : 

  1. L’effet signature : les zones décentrées, comme le cœur ou les épaules pour le textile sont des zones discrètes mais qui savent attirer l’attention. Pour un carnet, pensez en bas à gauche ou en bas à droite pour créer un effet signature. 
  2. L’effet puissant : jouez avec votre logo. Tronquez une partie, découpez en plusieurs parties ou exploitez le potentiel du marquage double face en jouant avec l’avant et l’arrière.
  3. L’effet wahou : choisir une zone surprenante. Le marquage d’un mug peut passer de l’extérieur à l’intérieur sans interruption. Il peut être possible de jouer avec la transparence d’un objet pour en faire une énigme à décrypter ou donner l’impression que l’on repousse les limites de l’objet.
3 exemples de marquages textiles dans lesquels nous jouons avec le logo Pandacola.

Pour faire passer l’image de votre entreprise au stade de marque, partagez votre état d’esprit et vos valeurs directement sur les produits. Cela peut prendre la forme de phrases ou de mots clés. Deux exemples populaires : Mac Donald’s et sa phrase “I’m Lovin it” ou Nike et son « Just do it”.

Enfin, misez sur la personnalisation nominative pour créer un welcome pack original et unique. Que cela soit sur chaque objet ou des produits stratégiques comme une gourde, un mug ou un gobelet personnalisé, la personnalisation nominative peut prendre de nombreuses formes. Le minimum étant le prénom, on peut y ajouter le nom ou remplacer le tout par un surnom, un dessin ou une photo souriante ou grimaçante.

Pour conclure ce point, votre welcome pack n’a pas besoin d’être rempli de cadeaux brandés. Certains peuvent être une simple attention. Le plus important est de sélectionner les produits sur lesquels la personnalisation a le plus de sens et créera à coup sûr la surprise.

3. Quels documents pour bien démarrer en entreprise ?

Offrir des goodies personnalisés permet de marquer le coup. Mais le gros morceau du processus d’intégration se joue sur l’expérience globale pour permettre à la nouvelle recrue de prendre ses marques en douceur.

De notre côté, on ajoute 2 documents : un guide pratique et une carte personnalisée et signée par tous les salariés ou ceux de l’équipe proche pour dire “bienvenue”.

Après le parrainage qui permet de créer un point de repère,  un document d’accueil accompagne le welcome pack. Celui de Pandacola est au format numérique pour faciliter les mises à jour. Il est constitué d’un rappel de nos valeurs d’entreprise et sert de guide pratique avec toutes les informations clés de la société, du badge à la cafétéria, sans oublier l’indispensable code wifi ! On y parle aussi d’organisation du home office.

Pour ne jamais perdre pied, on y retrouve un trombinoscope de l’équipe. Il permet de mémoriser plus facilement les noms et les postes des salariés de l’entreprise. C’est un excellent outil pour vérifier comment quelqu’un s’appelle lorsque l’on a une mémoire de poisson rouge.  

Dans la boîte de la box de bienvenue, on dépose un message inscrit sur une carte postale. Elle est adressée au nouvel arrivé de la part de tous les employés. Chacun signe au dos. L’accueil n’en est que plus chaleureux !

Notre belle carte postale qu’on personnalise à chaque arrivée.

4. Comment présenter son pack ?

Le clou du spectacle, la cerise sur le gâteau, l’enrobage : le packaging du welcome pack. Qu’on se le dise, c’est THE détail very important. Quand le paquet est posé sur le bureau, on a envie de l’ouvrir. Comme un marmot devant son cadeau qui déchire sauvagement le papier. 

Une présentation esthétique et soignée montrera d’autant plus à son destinataire l’attention qui lui est portée. Il faut le budget nous direz-vous. Détrompez-vous ! 

La technique Pandacola était simple au début. On prenait un carton d’expédition en carton marron (oui le moins cher). On y collait un petit sticker et parce qu’on aime que ça claque, on s’est fabriqué un pochoir qu’on utilisait pour bomber les cartons. Le résultat faisait un carton 🙃.

Quid de la prise de poste en télétravail ? Il vous suffit d’y coller l’étiquette de livraison et la box de bienvenue s’envole à domicile. Attention à prendre quelques précautions pour éviter la casse des objets délicats. Papier bulle ou sélection spéciale pour l’expédition, à vous de choisir votre camp.

Au-delà de la perception associée au packaging, l’utilisation de boîte d’emballage personnalisée présente 3 avantages majeurs : 

  1. Vos welcome pack sont prêts en avance
  2. Bureau ou télétravail, c’est double emploi
  3. En photo c’est canon !
Un kit d’onboarding sous forme de box ? Ca marche aussi !
Exemple de box welcome pack pour une entreprise de co-working canadienne. Photo : Designwell

Vous avez mis en place un welcome pack dans votre organisation ? Que contient-il ? A-t-il aidé vos employés à mieux appréhender leur premier jour ? Dîtes-nous en plus en commentaire, on est curieux !

Laissez un commentaire

Votre adresse de courriel ne sera pas publiée.
Les rubriques obligatoires sont marquées *